办公室5S管理标准手册

日期:2018-09-04 / 人气: / 来源:www.biglss.com

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  一、目的
 
  提高工作效率和安全性、提高员工自身素质;
 
  营造洁净、整齐、合理的工作环境,塑造公司良好企业形象。
 
  二、适用范围
 
  适用于公司办公楼内各办公室。
 
  三、管理职责
 
  1、各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序;
 
  2、公司安技部负责不定期的对各部门现场进行检查并考核;
 
  3、部门负责人为第一责任人,办公室检查发现问题后,向该部室发出整改通知。
 
  四、办公室管理规定
 
  1、整理要求:
 
  1)办公桌上没有与工作无关物品放置;
 
  2)工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误;
 
  3)地面没有纸屑、杂物等;
 
  4)文件夹明确标识,整齐放置;
 
  5)标识牌悬挂端正,位置正确;
 
  6)私人物品放在抽屉里;
 
  7)电脑、电器等的电源线都束好,不杂乱无章抛落在地上;
 
  2、整顿要求:
 
  1)文件标识与实际相一致;
 
  2)文件柜内的物品分类摆放好,文件夹应标有目录,方便查找,文具应摆放整齐,不得摆放其他物品;文件柜顶不得放置其他物品;
 
  3)工作区内的椅子摆放整齐,不用时放回桌洞内;
 
  4)通道上没有放置物品;
 
  5)个人办公用品标准
 
  3、清扫要求:
 
  1)办公桌、门窗等无灰尘、无油污;
 
  2)地面保持无灰尘、无油污、无碎屑、纸屑等杂物;
 
  3)清洁用具保持干净,每天下班前将垃圾桶内的垃圾倒掉;
 
  4)桌面文具、文件摆放整齐有序;
 
  5)桌面物品都是必需品;传真机、复印机内纸张齐备,并准备废纸箱;
 
  6)电源、线路、开关、插座没有异常现象出现;
 
  7)墙角、柜子、电脑底下为重点清扫区,保持干净;
 
  4、清洁要求:
 
  1)办公室制定值日表,每天早上安排两人打扫卫生,擦办公桌面和电脑、打扫地面,保持地面清洁无灰尘;每天值日的人员负责清空垃圾桶内的垃圾;每周五下班前全体办公室人员进行一次大扫除,清理卫生死角,擦干净门窗玻璃和窗台上的灰尘;
 
  2)制定办公室5S检查制度,对办公室5S管理进行定期检查,并作出评价。
 
  5、素养要求:
 
  1)按规定穿戴服装;
 
  2)对上级及来宾保持礼仪;
 
  3)不随地吐痰,不随便乱抛垃圾,看见垃圾及时收好放入垃圾箱内;
 
  4)上班时间不进食,如早餐零食等;
 
  5)上班时间不做与工作无关的事;
 
  6)各部室下班后关闭空调、日光灯、电脑主机和显示屏电源,锁好门窗;
 
  7)严格遵守执行公司的各项规章制度,按时上下班,不早退,不迟到,不旷工。
 
  五、办公室管理标准
 
  1、桌面标准(根据各部门不同情况可适当增减)
 

序 号

物 品

数 量

备 注

1

电 脑

一台

电脑每天下班前要关闭主机和显示屏电源

2

电 话

一部

电话放于指定的电话放置处

3

茶 杯

一只

茶杯放于指定的位置

4

日 历

一本

放于指定的位置

5

文件框

一个

               文件资料使用后要整齐摆放在文件框内,并与桌边保持垂直。

 
  2、文件的标示方法
 

目 的

通过贴标识,使文件柜内放置的文件目视化。

对 象

办公室内所有文件柜。

标 准

1.文件夹标识参考规格:长180mm,宽15mm,用A4纸打印。
2.标识粘贴于文件夹侧面,上边距顶端为5mm,需有企业标志。
3.沿着标识的下边缘制作标签,并排上号,使文件夹的摆放顺序目视化。

 
  3、不透明文件柜的标示方法
 

目 的

通过贴标识,使文件柜的编号、责任人及内部物品目视化。

对 象

办公室内所有不透明的文件柜。

标 准

1.确定文件柜的编号、责任人、内部物品和物品分层方法。
2.制作标识并塑封,参考规格:长80mm,宽50mm。
3.将制作完毕的标识用胶带或双面胶附着在文件柜左上角。

 
  4、文件柜内物品的标示方法
 

目 的

通过贴标识,使文件柜内部及文件柜抽屉内物品目视化。

对 象

办公室内所有的文件柜。

标 准

1.确定文件柜及文件柜抽屉内物品的种类和位置。
2.制作标识并塑封,参考规格:长70mm,宽13mm。
3.将制作完毕的标识用胶带或双面胶附着在文件柜内适当的位置。

 
  5、抽屉内物品的标示方法
 

目 的

明确各抽屉内保管物品的分类,使抽屉管理规范化,提高效率。

对 象

办公桌附带的抽屉,各种移动柜的抽屉。

标 准

1.制作长方形抽屉标签,并依据抽屉内的物品标明分类。
2.参考规格:长50mm,宽30mm,不干胶单面印刷。
3.粘贴于抽屉右下角,边缘对齐。

 
  6、台历位置的标示方法
 

目 的

制定台历的位置,培养将物品放回原位的习惯。

对 象

桌面台历。

标 准

1.制作台历定置处标签。
2.参考规格:长150mm,宽55mm,不干胶单面印刷。
3.贴标签时,其位置部门内要统一标准,保证对称、美观。
4.台历定置处标签贴在放置台历位置的中央。
5.标识颜色可使用浅灰色。

 
  7、电话机位置的标示方法
 

目 的

指定电话机的位置,培养将物品放回原位的习惯;明确本电话机的号码,方便电话的转接。

对 象

所有办公室的直线电话机、内线电话机。

标 准

1.制作电话定置处标签。
2.参考规格:长150mm,宽60mm,不干胶单面印刷。
3.电话定置处标签贴在放置电话位置的中央。
4.在电话机正面标明本机号码,本部门应统一字体。
5.必要时刻使用宽的蓝色胶带,在四角标示出电话的放置位置。
6.“电话定置处”可采用46号黑体字进行标示,“本机号码”可采用24号宋体字进行标示。

 
  8、水杯的放置方法
 

目 的

指定水杯的位置,避免随意放置水杯的现象,培养将物品放回原位的习惯。

对 象

办公室和现场车间的饮用水杯。

标 准

1.制作圆形的水杯原位置标签。
2.参考规格:直径55mm,不干胶单面印刷。
3.原位置标签贴在放置水杯位置的中央。
4.个别保管时,标识位置设定在工作岗位或办公桌面上,贴标签时,部门内位置要统一,保证对称、美观。
5.集中管理时,标识位置选定在休息区域或班组容易集中的地方,需要制作专门的水杯架子,在水杯正面标明姓名或工号,同一部门应统一字体。

 
  9、办公室用纸管理方法
 

目 的

提高办公室纸张的二次利用率,规范放置方法,便于取用。

对 象

要进行纸张二次利用的办公室。

标 准

1.使用塑料板制作纸栏,大小可参考A4纸尺寸。
2.将单面纸和白纸区分放置。
3.制作纸张种类标识(区分单面纸和白纸)。

 
  10、灯具开关的标示方法
 

目 的

明确各个开关所对应的具体电器,方便操作,并提倡节约意识。

对 象

办公室、培训室、会议室的普通开关。

标 准

1.画出电器或照明灯的平面布局图。
2.画出电源开关的平面布局图。
3.开关及其所控制的电器用统一的颜色进行标示。
4.适当配以文字说明,增强节能意识。

 
  11、办公电器的标示方法
 

目 的

明确办公物品的管理责任人和所属部门,倡导物物有人管、事事有责任的管理氛围。

对 象

电脑、空调、仪器仪表、风扇及其他小电器。

标 准

1.制作长方形责任人标签。
2.参考规格:长90mm,宽60mm,不干胶单面印刷。
3.在相应栏上记录管理责任人的姓名、所属部门和物品名称。
4.管理责任人标签需贴在物品的显眼位置,也可清洁后贴在对象正面。

 
  12、树木花草的标示方法
 

目 的

提示树木花草的名称及其基本知识,提高环保及爱护绿化的意识,以示物物有责任。

对 象

办公室内的花草。

标 准

1.标注清楚该花草的名字、习性等特点。
2.采用PVC材料,单面印刷。
3.位置:在树木花草前悬挂。

 
  13、办公文具的保管方法
 

目 的

制定文具的位置,避免文具随意放置,减少文具的保管和使用数量,节约文具费用开支。

对 象

台面文具、抽屉内工具。

标 准

1.制作圆形的文具原位置标签。
2.参考规格:直径55mm,不干胶单面印刷。
3.个别保管时,标识位置设定在工作岗位或办公桌面上,贴标签时,统一部门内位置要统一,保证对称、美观。
4.集中保管时,标识位置选定在办公室的公共区域,需要制作专门的文具架子或看板,进行行迹管理。

 
  14、办公区内物品的定位方法
 

目 的

对办公区内物品进行四角定位,保持办公物品的整齐、有序,创造一个整齐、舒适的工作环境。

对 象

办公桌、电脑、打印机、饮水机等办公用品。

标 准

1.对办公室内全部物品根据其形状和摆放位置进行四角定位。
2.材料:黄色胶带;宽度:10mm,定位角长50mm。
3.办公区定位线每周检查一次,缺损部门要及时更换。

 
  15、岗位牌的标示方法
 

目 的

明确办公人员的岗位和主要职能,便于其他部门人员办理业务,减少不必要的问讯和打扰。

对 象

办公室业务人员、技术人员、管理干部等。

标 准

1.参考规格:长200mm,宽150mm,其中,嵌条规格:长200mm,宽30mm,颜色可由公司自选。
2.材料:PVC,单面印刷。
3.位置:摆放于桌面或电脑显示器上端统一位置。

 
  16、办公区电线整理方法
 

目 的

消除因电线凌乱导致的难以区分现象,防止意外扯拉造成的松脱,减少凌乱线路占用的空间。

对 象

电脑、打印机、网线、电源插座等电器设备。

标 准

1.同一办公区域的电线捆扎为1束,捆扎方法为:间隔100mm捆扎一次,线尾处适当保留。
2.每个电器线路插头位置粘贴所属设备标签。

 

 

作者:博革亚博体育手机下载六西格玛


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